Vigtige værdier og vægtfulde visioner. Udfordringer, udvikling og uvurderlige medarbejdere. Flekstid, ferieordning og fede firmafester. Der lokkes med alverdens ting, når det handler om en af HR's mest grundlæggende og udfordrende opgaver; at tiltrække de gode medarbejdere.

Af Lotte Drehn

På trods af at de fleste virksomheder i dag anerkender, at medarbejderne er deres vigtigste aktiv, er selve rekrutteringsprocessen stadig en uigennemsigtig størrelse, som ikke synes at bidrage til bundlinjen. Det er en stor misforståelse.

Ud fra en gennemgang af rekrutteringsprocessens 13 faser, kastes der i denne artikel lys over en række af de indirekte udgifter, som er forbundet med rekrutteringsprocessen. Hvilke af disse skaber værdi (V)?, og hvilke skaber ikke værdi (IV) for virksomheden? Artiklen belyser desuden, hvor let det er at reducere de indirekte udgifter, der ikke har nogen værdiskabende effekt for virksomheden. Det er let at gøre HR's store arbejde mere synligt på bundlinjen.

Rekrutteringens 13 faser

Fase 1: Behovsanalyse og profilafdækning (V)

Faglige kvalifikationer
Det er altafgørende for en succesfuld rekruttering, at forarbejdet er gjort ordentligt. Det er yderst vigtigt, at HR og den rekrutterende leder bruger hinanden i denne fase for at afdække, hvilke faglige kvalifikationer og personlige egenskaber den nye medarbejder skal besidde.
Lederen skal gøre op med sig selv, hvilke faglige kvalifikationer der er absolut nødvendige (need to have), og hvilke man godt kan leve foruden (nice to have). Et godt spørgsmål at stille sig selv i denne øvelse, er: Hvilke kriterier vil jeg lave den første grovsortering af ansøgningerne efter (need to have)? Er det f.eks. et afgørende krav, at kandidaterne skal kunne engelsk eller har ren straffeattest?
Denne første sortering er ofte langsommelig og ressourcekrævende. Men benytter man et rekrutteringsværktøj, kan dette foregå helt automatisk. Alle de ansøgere, som ikke lever op til de definerede krav, får ganske enkelt et afslag tilsendt, og HR og den rekrutterende leder kan derfor bruge tiden på de egnede og måske egnede kandidater.

Personlige egenskaber
Den anden del af behovsanalysen og profilafdækningen ligger hos HR. HR afdelingen kan med sin faglige ekspertise give råd og vejledning om, hvilke personlige egenskaber, der vil skabe den bedste synergi for afdelingen/virksomheden som helhed.
I fællesskab udarbejdes en personprofil og afhængig af sværhedsgraden og tidsmæssige krav fra ledelsen om, hvornår stillingen skal besættes, vælges kandidatkilder.

Ofte hænder det, at HR sidder tilbage med nogle generelle krav til de faglige kompetencer, som de skal vurdere de indkomne kandidater ud fra. En opgave, der for mange HR afdelinger kræver en faglig viden på et særligt område, som de ingen forudsætninger har for at besidde. Med et online rekrutteringssystem kan den rekrutterende leder og HR afdelingen begge vurdere de indkomne ansøgninger samtidig. De kan med andre ord sortere, prioritere og kommentere alle ansøgninger i fællesskab., og dermed følge udviklingen på rekrutteringsprocessen, når det passer dem. I og med at den rekrutterende leder selv holder sig informeret under hele ansættelsesprocessen, sparer HR væsentlige mængder tid. Derudover sikrer et rekrutteringssystem, at vurderingen af ansøgernes faglige kvalifikationer lever op til den rekrutterende leders krav.

Fase 2: Rekrutterings- og annonceringskanaler (V)

Rekruttering 365 dage om året
For mange virksomheder begynder rekrutteringen først den dag, man beslutter sig for at kigge efter en ny medarbejder. Man åbner så at sige døren til et helt nyt hus, og forsøger så ad forskellige veje at lokke de bedste kandidater indenfor i løbet af en meget afgrænset periode. Og med lidt held træder den perfekte kandidat også ind over dørtærsklen.
Men med et rekrutteringsværktøj har man mulighed for at søge i en elektronisk CV-database blandt tidligere ansøgere, uopfordrede ansøgere og eksisterende medarbejdere, inden man begynder at invitere flere inden for. Huset er så at sige åbent hele året rundt, og sidder den rette kandidat allerede i sofaer og venter, har virksomheden sparet sig selv for en stor udgift.  

Har man ikke en elektronisk CV-database, eller findes den rette kandidat ikke der, kan man vælge at gå til et rekrutteringsbureau eller at annoncere stillingen i avisen, på nettet eller begge dele.

Valg af annonceringskanal
Økonomi er en afgørende faktor, når virksomheden skal vælge medier. Her er det altafgørende, at man er opmærksom på at vælge det rette medie første gang. At forlænge processen, fordi der ikke er kommet nok ansøgere, eller rettere sagt, den rette ansøger ikke er kommet, kan hurtigt blive en dyr affære.

Mængden af ansøgere, der efterfølgende skal have svar, kan også have betydning for valg af annonceringskanal.  Denne begrænsende faktor er paradoksal, da det burde være målet at få så mange ansøgere som muligt at vælge imellem. Med et rekrutteringsværktøj slipper man for at skulle bekymre sig om det efterfølgende administrative arbejde, da værktøjet automatisk sender svar ved modtagelse af ansøgningerne.

Fase 3: Behandling af ansøgninger (IV)

I dag annonceres de fleste job på nettet, og 95 % af alle ansøgere har adgang til mail og ønsker at ansøge en stilling elektronisk, da det er nemmere og hurtigere. Dog oplever nogle virksomheder stadig at få papiransøgninger. Dette kan undgås ved ganske enkelt at opfordre kandidater til kun at ansøge elektronisk.

Når en ansøgning er modtaget, er det god kutyme at give kandidaten en bekræftelse på modtagelsen. StepStones undersøgelser viser dog, at ca. 70 % af alle kandidater har oplevet aldrig at høre fra en virksomhed, de har sendt en ansøgning til. 85 % af kandidaterne fortæller, at en sådan oplevelse vil have indflydelse på deres senere opfattelse af virksomheden som helhed og virksomhedens produkter. At undlade at give ansøgere en ordentlig tilbagemelding er en begynderfejl, der kan have store konsekvenser for virksomhedens brand. Har virksomheden derimod valgt at håndtere al kandidatkommunikation igennem et rekrutteringsværktøj, sikrer de ikke alene, at alle kandidater bliver behandlet korrekt, men også at HR har et overblik over al tidligere kommunikation med kandidaten. 

Fase 4: Screening (IV) og (V)

En væsentlig del af rekrutteringsprocessen er lederens og HR's sortering og prioritering af ansøgningerne. En proces der koster anseelige mængder tid og penge.

Med et rekrutteringsværktøj kan denne proces optimeres, således at HR og lederne alene bruger tid på de kandidater, der reelt har mulighed for senere at bibringe firmaet værdi. På baggrund af en række screeningsspørgsmål, som virksomheden har defineret, kan der nemlig automatisk blive sendt afslag til de 80 % af ansøgerne, som alligevel ikke ville komme i betragtning til jobbet. Og HR og lederne kan derved koncentrere sig om de resterende egnede/ måske egnede 20 %.

Fase 5: Indkaldelse til 1. samtale (IV)

Hvis ikke man benytter sig af et rekrutteringsværktøj, skal lederen fortælle HR via mail, intern post eller mundtligt, hvilke kandidater der skal til samtale, hvorefter HR kan indkalde kandidaten via mail eller telefon.
Er alle informationer derimod registreret online i et rekrutteringsværktøj, springer man denne tidskrævende proces over. En proces der alligevel ikke har nogen direkte værdiskabende effekt for virksomheden. Alle informationer er nemlig tilgængelige for både HR og lederne gennem hele processen, og indkaldelsen kan ske ved et tryk på en knap.
HR får således mere tid til at fokusere på de værdiskabende faser i rekrutteringsprocessen, så som gennemførsel af interviews og tests.

Fase 6: Interview (V)

Fase 7: Indkaldelse til 2. samtale (IV)

Fase 8: Interview (V)

Fase 9: Test (V)

Fase 10: Ansættelse (IV)

Ansættelsen skulle i sagens natur naturligvis have værdi for virksomheden, men de formelle procedurer i forbindelse med ansættelsen, så som udarbejdelse af kontrakter, har ikke nogen direkte værdiskabende effekt for virksomheden. Udfærdigelse af standardkontrakter, som lagres online, er derfor et oplagt sted at spare tid - særligt hvis man rekrutterer mange kandidater til samme job, eksempelvis til et call-center.

Fase 11: Overførsel af kandidater til emnebank (V) (IV)

Hvis virksomheden har en elektronisk CV-databank, kan en opretholdelse af dialogen med tidligere kandidater vise sig at være yderst værdiskabende for virksomheden ved fremtidige rekrutteringer.

Har virksomheden ikke en elektronisk emnebank, er det tvivlsomt, om de "gemte kandidater" overhovedet bliver taget i betragtning ved fremtidige rekrutteringer, da det er lidt svært at lave en krydssøgning efter kvalifikationer i et arkivskab.

Fase 12: Afslag (IV)

Virksomheder venter ofte med at sende afslag til kandidaten, til rekrutteringen er afsluttet. Det kan der være forskellige årsager til. En årsag kan være, at HR først får ansøgningerne retur fra lederen, efter at en kandidat er ansat. Dette undgår man, hvis virksomheden bruger et online rekrutteringsværktøj.
En anden grund kan være, at virksomheden ikke vil lukke muligheden, hvis de senere "må nøjes" med en af de kandidater, der ved screeningsfasen er lagt i bunken "ikke egnede". Virksomheden bør aldrig nøjes med den næstbedste kandidat, da sandsynligheden for at det ender med en dyr fejlrekruttering, er stor.
Og en tredje grund kan være, at virksomheden forsøger at vise hensyn til kandidaterne. Dette hensyn er dog misforstået, da kandidaten naturligvis ønsker besked hurtigst muligt, hvad enten det drejer sig om indkaldelse til en samtale eller et afslag.

75 % af alle jobsøgende har oplevet en situation, hvor de ikke fik besked om, at jobbet var besat til anden side. Det er ikke alene et alvorligt brud på god rekrutteringsetik, det kan også have store omkostninger for virksomhedens brand. Set i lyset af vedvarende flaskehalsproblemer er det en absolut nødvendighed for rekrutterende virksomheder at have disse grundlæggende processer under kontrol.

Fase 13: Introforløb og opfølgning (V)

Konklusion
Rekrutteringsprocessen indeholder altså af en række indirekte udgifter, som kan siges enten at være værdiskabende eller ikke værdiskabende for virksomheden.

Ønsker virksomheder at effektivisere rekrutteringsprocessen, og dermed medvirke til HR's positive bidrag til bundlinjen, bør der primært fokuseres på de ikke-værdiskabende, tidskrævnede administrative opgaver, som indirekte gør rekrutteringsprocessen tung og dyr.

Se mere på: http://stepstone-solutions.dk